商业项目的保密性
在知识产权保护和商业化的背景下，所有关于机密性的查询应直接向JCU的发展和商业化或合同团队．本页上的信息应与JCU一起阅读＇年代知识产权政策是本部同样高品质和研究政策．
内容
一个。知识产权和保密
B。保密管理
简介
如果一个研究项目有商业潜力，就必须让参与研究项目的团队人员了解并遵守保密义务。如果做不到这一点，可能会危及商业化过程，或导致JCU违反与商业合作伙伴的正式安排。
商业敏感项目包括:
与第三方达成协议的项目，如以开发可保护或有社区价值的知识产权为目标的合同研究项目。
任何存在商业潜力的项目，无论研究人员是否正式向JCU披露了主题。
在这个页面:
“项目经理”是指负责研究项目的高级研究员。
A.知识产权和保密
1.专利和现有技术
构成和支持一项发明的所有信息都必须被视为机密，最好直到提交完整的专利申请为止。
在提交专利申请之前披露的信息将构成现有技术，专利申请将据此进行新颖性评估。信息披露可以:
发表一篇论文
会议上的发言或会议摘要
只和一个人讨论
通常，第一个申请日(或“优先申请日”)是临时专利申请。在该日期之前发表专利申请中描述的发明将意味着专利将不会被授予(取决于下面a .2部分的讨论)。
只要在临时申请中包含该信息，提交临时申请后的披露就不会危及专利。如果发明在提交临时申请和完整申请之间的时间内进一步发展，那么在提交完整申请之前对这些发展的任何披露都将是对完整申请进行评估的现有技术。对于后续二级专利的申请也是如此。
在提交完整申请之前不公开披露的另一个原因是，临时专利被允许失效是很常见的。12个月可能不足以让研究达到完全可以申请的程度，或者可能会看到改变专利策略的进展。在这种情况下披露信息可能会对知识产权保护造成灾难性的后果。
披露应在与经理发展和商业化部门协商后进行，必要时应在保密协议的保护下进行。
项目经理必须就保密协议的适当形式与开发和商业化经理联系，该保密协议必须由JCU Connect总监执行。
2.专利和宽限期
尽管前一节已述明，但在澳大利亚及其他一些司法管辖区，(截至2002年4月1日)有12个月的宽限期供提交完整申请。也就是说，当一项发明的信息被公开披露时——例如通过在研讨会或会议上分享研究成果、通过期刊或在互联网上——必须在披露之日起12个月内提交完整的申请。然而，这样的披露绝对不被鼓励。正如IP Australia所言1：
如果一项发明的披露是错误的或不合时宜的，宽限期可能有助于专利申请成功。然而，宽限期不应被用作在提交专利申请之前发布发明的一般策略。世界各地缺乏统一的宽限期或宽限期要求，这可能意味着依赖宽限期披露的专利申请在其他国家可能无效。此外，在宽限期内和申请专利之前使用该发明的第三方将保留其发明的使用权。
在没有临时专利保护的情况下，完整申请的截止日期为12个月。在某些情况下，不可能在此期间将研发进展到足以证明发明的可专利性的程度，因为任何提交的专利申请都可能在审查中失败。
宽限期不会提供更早的优先权日期，该日期仍然是首次提交申请的日期。
根据a .1节，在提交完整申请之前对可专利发明的任何披露都应在保密协议的保护下进行。
3.保密作为知识产权保护策略
即使一项技术既可申请专利又可商业化，申请专利可能也不是最有效的选择——更明智的做法可能是将这项发明作为商业秘密。将考虑的因素包括:
该领域内知识和应用的发展速度，
本发明的发展状况，
无论信息是否可以被逆向工程，
产品在市场上的可能寿命，
商业化合作伙伴是否在该领域拥有有效的垄断地位，以及
专利侵权的可能性，以及发现、监测和起诉这些侵权行为的能力和/或意愿。
如果选择为一项发明保密，而不是提交专利申请，那么必须严格遵守以下准则。例如，在任何情况下，JCU都不允许学生参与这样的项目，项目经理也不允许访问人员、合作者或承包商在没有高级副校长正式批准的情况下参与。
B.保密管理
1.人员实践
注意，在实验室空间是共享的情况下，管理机密性的问题变得特别严重。在这种情况下，对不参与商业敏感项目的人员给予与参与项目的人员同样的待遇(即就本节的有关部分而言)可能是合适的。
1.1新员工及承建商
在涉及商业敏感项目的职位任命过程中的沟通中，包括在职位描述和面试中，项目经理必须确保明确说明该项目是商业敏感的，被任命者将承担保密义务。项目经理还必须确保被任命者必须没有冲突的现有保密或商业义务。
一旦做出聘用决定，雇佣合同必须包括条款，以切实可行的方式尽可能精确地规定雇员需要保密的信息。
雇佣合同还必须包括对合同条款的提及和解释JCU知识产权政策， JCU拥有其员工在受雇过程中产生的知识产权，以及与第三方签订的与项目有关的合同中任何与政策条款不同的条款
项目经理有责任与JCU Connect就包括在雇佣合同中的项目特定条款保持联系，特别注意与与项目相关的第三方签订的任何合同的条款。
项目经理应特别注意工作人员根据其在商业敏感项目上的工作发表文章的能力所受的限制，并必须在条款中绝对清楚地说明这些限制是什么。这些条款应以时间表的形式保存(“保密时间表”)。
项目经理有责任在提交相关任命表格之前向人力资源部提供保密时间表。
一份进度计划副本应保存在项目管理文件中，另一份应发送到JCU Connect。
本款适用于任何期限(全职、兼职、短期或临时)雇用的工作人员和承建商。
1.2现有员工
如果现有工作人员要调到一个商业上敏感的项目工作，必须使该工作人员充分了解并尽早了解:
项目的商业敏感性
员工需要保密的信息
知识产权所有权问题。
项目经理有责任(如1.1中所述，与JCU Connect协商)编制一份保密计划，该计划必须发给工作人员并签字。
签署的发布文件的副本应保存在项目管理和人事档案中，并将副本发送到JCU Connect。
1.3学生
如果学生被分配到一个商业敏感项目中工作，或参与了这样的项目，在开始工作或参与之前，学生必须签署一份保密协议(将从JCU Connect获得)，根据JCU知识产权政策．
在让学生参与商业敏感项目之前，项目经理必须获得高级副校长的批准。
项目经理应该意识到与学生参与这类项目相关的特殊问题，包括:
对学生出版能力的可能影响，
可能要求对学生的论文进行秘密审查，然后在提交之日起不超过18个月的时间内保密保存，
对论文发表项目可能产生的影响，
学生拥有其产生的任何知识产权(除非另有约定)。
项目经理还必须与JCU Connect就这些(以及任何项目特定的)问题进行协商。
项目经理有责任(如1.1中所述，与JCU Connect协商)制定保密计划，并将其纳入保密协议中。
JCU Connect有责任确保保密协议的适当内容和执行。
1.4访问员工和合作者
如果访问人员参与了商业敏感项目，访问人员在参与前必须签署一份保密协议(可从JCU Connect获得)。
项目经理有责任(如1.1中所述，与JCU Connect协商)制定保密计划，并将其纳入保密协议中。
JCU Connect有责任确保保密协议的适当内容和执行。
这一规定也适用于其他研究机构或组织的合作者。
项目经理有责任与JCU Connect协商，以确定合作者是否受与项目直接相关的第三方协议中的保密条款的约束。
1.5出口
如果工作人员、学生、访问人员或合作伙伴停止参与商业敏感项目，项目经理必须进行离职面谈，以加强对JCU的持续保密义务(以及违反该义务的潜在后果)。
在这次面试中，应试者被要求不能透露的信息应该明确并达成一致。
个人所有的被认为是或包含机密信息的材料必须归还。
面试必须有书面记录，并必须包括一份关于归还机密信息的声明。
该记录必须由离职人员和项目经理签署，并将副本放在人力资源部的员工人事档案(如果相关的话)和项目管理档案上。还必须向JCU Connect提供一份副本。
1.6保密协议的检讨
项目经理有责任确保对上述保密协议进行定期审查，不少于每三个月一次，并对这些协议进行更新，特别是在必要时需要保密的信息方面。
如果需要更新，项目经理必须与JCU Connect联系，以适当的形式进行更新。
2.机密信息的识别和保护
2.1连接本部同样高品质的责任
JCU Connect在与第三方进行任何涉及保密的安排的谈判开始时，必须立即与项目经理进行协商(对于商业敏感的项目而言，这是不可避免的情况)，并必须让项目经理充分了解谈判的进展情况，只要谈判进展可能对项目管理产生任何影响。
JCU Connect必须确保项目经理充分了解与第三方的任何协议或其他正式安排的保密条款，以及协议或其他正式安排的条款的保密性。
JCU Connect必须确保项目经理完全理解并有能力执行以下部分(“项目管理”)中列出的步骤，符合任何第三方协议或任何保护机密研究材料的要求。
如有必要，JCU Connect应协助项目经理为项目人员提供关于商业敏感项目中的保密及其管理的培训。
2.2项目管理
项目经理有责任确保采取以下步骤，以确保机密信息得到适当的识别和保护，包括在实验室记录本中记录的信息。
如前所述，在实验室空间是共享的情况下，管理机密性的问题变得特别严重，项目经理可能需要将这些步骤扩展到共享实验室空间的工作人员。
项目经理必须建立一个系统，记录什么样的文件或文件、数据或其他信息，无论如何存储，都是机密的，并定期重新评估信息的机密性。
必须限制对机密信息的接触。为限制访问而采取的措施可能取决于信息的性质及其敏感性
机密文件应在显著位置清楚地标明。
机密信息应尽可能与非机密信息分开。
不再属于机密的文件应移出存放机密文件的区域，不再需要的文件应销毁。仅仅丢弃不再需要的机密文件是不够的。
应记录机密文件的位置，包括副本的位置(如果存在的话)。
如果存在多个副本，应对副本进行编号，并跟踪其持有情况。副本的数量应保持在绝对最低限度。应限制进一步复制文件，例如，防止将最敏感的文件移出隔离区域，并禁止在该区域复制。
适当的存储实践包括:
把机密资料锁在抽屉或柜子里，
把机密文件放在单独的地方，
确保包含机密信息的区域在夜间安全关闭。
保存在计算机上的信息应通过密码访问和/或加密保护，在任何情况下，项目经理应将机密文件的访问权限限制为只有那些需要的人才能访问。
在与其他组织合作以软拷贝方式维护信息的情况下，有一个集中的和通用的信息数据库和一个具有特权访问权限的指定系统管理员可能是有利的。
在某些情况下，当一个过程涉及到几个步骤时，项目经理可能会分配单独的人员负责每一个步骤，这样了解整个过程的人数就会尽可能少。
在某些情况下，项目经理可以在每个独立的工作领域指定一个人，负责监督管理机密信息的安全安排，确保遵循适当的做法，并在必要时提供培训。
2.3通信
第三方合同可能会对文件控制程序施加超过以下的要求，这是最低要求。第三方合同可能要求就任何拟议的通信通知第三方，并规定可能的后续限制。项目经理的职责是了解这些第三方约束，向相关人员提供约束的建议，并监督这些约束的符合性。
所有与商业敏感项目有关的通讯，必须按以下方式进行审查、批准和传送:
所有与研究有关的通信——可能包括专利申请内容等事项，但不包括商业化条款或适当形式的知识产权保护等事项——并且在JCU之外通过的通信必须由项目经理审查、批准并(在可行的情况下)传递。
所有其他通过JCU外部的通信必须通过JCU Connect进行审查、批准和传输。
所有的内部通信都应该非常小心地对待。如果通信中包含机密信息，则应明确说明这一点。如果没有项目经理或JCU Connect的审核和批准(如前两点所述)，任何机密通信都不应进行。
在没有遵守JCU相关政策的情况下，不得发布新闻公告或媒体新闻稿，也不得未经JCU Connect主任的审核和批准。
在第三方合同中有关于公告的规定并不罕见，每一个负责传播的人都必须确保他们完全熟悉这些规定。
通信包括:
技术出版物(无论是期刊、书籍、会议论文、海报或其他形式)，
信件,
电子邮件,
技术信息手册,
内部备忘录和内部研讨会，
布告栏的迹象。
2.4机密信息
包含秘密或其他机密信息的通信应明确标明“机密”字样。
除非是与受专业保密义务约束的人(例如专利律师)沟通，仅将文件标记为机密并不足以保证其内容将被视为机密。
因此，在进行通信之前，接收方同意对信息保密是非常重要的。
3.相关项目和项目结果
在特殊情况下，JCU可能允许一个特定研究项目的产出影响在JCU进行的其他研究。例如:
公司股东协议中的一个术语，JCU是该公司的成员，规定股东有义务在公司的业务范围内不与公司竞争。
如果JCU与第三方有商业协议，将研究项目产生的知识产权授权给第三方，则规定:(a)将项目领域内的任何成果通知第三方，即使这些成果来自JCU其他地方的工作;(b)对该成果的商业化拥有优先拒绝权。
在存在这种安排的情况下，高级副校长有责任确保学校校长意识到第三方合同的附带影响，并确保学校校长尽快向高级副校长报告他们所了解的任何相关研究。
高级副校长还必须通过JCU Connect确保项目经理充分了解任何此类第三方义务。然后，项目经理有责任尽可能地监督JCU的相关研究，以确保这些义务得到满足，并向高级副校长报告任何相关研究。
4.检查表
项目经理必须定期完成检查清单，不少于每三个月完成一次。
副本应发送到JCU Connect，正本保存在项目管理文件中。
请点击这里下载清单(PDF格式)。
1在http://www.ipaustralia.gov.au
批准的细节
政策支持: |
高级副校长 |
批准机关: |
学术委员会 |
批准日期: |
24/06/2015 |
版本没有: |
15-01 |
下次覆核日期: |
31/01/2014 |
修改历史
版本 |
修订日期 |
描述变化的 |
作者 |
15-01 |
23/06/2015 |
修改保单发起人和批准机构，以反映已批准的保单框架 |
QSP |
版本号 |
批准日期 |
实现日期 |
细节 |
15/04/2014 |
15/04/2014 |
删除对UniQuest的引用和更改标题 |
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V2A / B / C |
由RBM编辑:新人事/超链接 |
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V2D |
05/02/2013 |
由RBM / Dir Rsrch Srvcs / UQuest Mgr Inn & Comm Dev编辑。 |
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V2E |
由S&DO编辑:更新职责/超链接 |