fmpm930文件保留和处置财务记录
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本政策规定了保留和处理大学财务记录的法律要求。
范围
函数 |
的责任 |
财务记录的保留 |
首席财务官 |
保存有关财务事项的法律文件 |
大学副书记 |
批准销毁财务记录 |
大学副书记 |
在大学合规的记录管理系统中保存已销毁的财务记录 |
大学副书记 |
政策
- 由实体和电子记录组成的财务记录必须进行管理和保存，以确保它们在规定的保存期内是可查阅和不可更改的昆士兰政府档案管理政策财务问责制手册第5.3卷和《2002年公共记录法》．
- 财务记录必须在审计完成后的至少12个月内，以其原始格式或任何法律程序可作为证据接受的格式保存，直至:
- 财务记录可能不再被用作证据或用于任何审计目的;
- 由于行政或法律原因，不再需要记录;
- 的规定，期限已到期大学部门保留和处置计划(RDS)和昆士兰州档案总保存和处理计划查阅行政记录。与记录组联络，查询有关记录保存期的资料;而且
- 财务记录不再具有历史意义。
- 原始硬格式财务文件可以按照GRDS记录保存的要求以电子形式保存(例如，扫描文件)，只要电子文件准确地代表原始文件。
- 旅行和费用管理系统(同意)相关的纸质文件必须由旅行者保留，直到交易(附收据)在同意费用报告中经过审计和批准。请同时参阅fmpm421公司信用卡程序．
- 所有其他硬拷贝记录必须保留至大学副秘书批准销毁为止。电子表格必须按照本政策保存。
- 凡已将财务记录制成缩微胶片或计算机文件，或该记录最初是由计算机生成的，缩微胶片或计算机文件必须依照本政策保存。
- 大学副秘书和财务总监负责确保所有与财务事项有关的法律文件在大学合规的记录管理系统中妥善归档。
- 在处理任何财务记录之前，必须由大学副秘书批准，使用由财务及商务事务副主任签署的“处理权限表格”，然后提交给大学副秘书批准。
- 所有JCU记录都在大学的合规记录管理系统中创建、维护和处理，并要求按照昆士兰州档案保存和处理计划进行保存。
- 所有已处理记录的参考资料必须永久保存在大学的记录保存系统中，以便进行档案审核。
相关的政策工具
其他相关文件
2009财务及管理标准(第15(g)节和第27节)
《2002年公共记录法》(13秒。)
财务问责手册昆士兰财政部发行
如对本政策有任何查询，请联络directorfabs@jcu.edu.au．
政府
批准的细节
政策支持 |
主管服务和资源的副校长 |
批准机关 |
财政委员会 |
下次覆核日期 |
17/07/2025 |
修订历史
版本 |
批准日期 |
批准机关 |
实现日期 |
细节 |
作者 |
为20:1 |
21/05/2020 |
财政委员会 |
17/07/2020 |
一旦通过差旅和费用解决方案(同意)提交和批准了该记录的数字化图像，允许大学处理硬拷贝收据和发票。 将职责与适当职位相匹配的微小修改。 对连结、法例参考资料及职位标题作轻微修改。 |
财务系统和流程改进经理 |
启用 |
11/09/2016 |
13/09/2016 |
政策进行了审查和更新，并进行了少量修改。 |
财务和商务服务部总监 |
|
15-01 |
09/09/2015 |
10/09/2015 |
保单保证人和批准机构已更新，以反映已批准的保单和代表团框架 |
品质标准及政策组 |
|
11-01 |
18/08/2011 |
18/08/2011 |
财政委员会(06/11) |
关键字 |
文件保存，文件处理，财务记录 |
联系人 |
财务系统和流程改进经理 |