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事件管理政策

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意图

这项政策为大学的反应提供了一个框架，以准备和在事件(包括紧急情况和严重事件)发生后的一段时间内，以及对此类事件的长期后果的管理。本政策和事件管理程序界定了主要员工在以下方面的角色和责任:

紧急或重大事件信息的管理、协调和沟通;而且
在事件、应急反应或重大事件及其处理的恢复和事后审查中。

范围

本政策涵盖所有员工、学生、附属承包商、志愿者、租户、访客和受控实体，在响应和处理可能影响JCU校园、远程站点和住宅的一系列事件和紧急情况时。

定义

首席协调员

负责管理重大事件反应的人员;在JCU，我是参谋长。

关键事件

一个实际的或潜在的事件或一系列事件，有可能对人员，业务和/或声誉造成灾难性的损害，使大学(或其部分)从常规操作转向非常规操作。这通常是指受影响的地区在管理方面需要额外的(集中的)援助，也需要关键事件管理小组(CIMG)的密切协调和管理。

紧急事件只能由校长或首席协调员在她缺席时宣布。

重大事件管理小组

由首席协调员召集的团队，负责管理对重大事件的反应。

紧急

内部或外部来源发生的事故，可能对设施内的居住者或访客产生不利影响，需要立即作出反应(例如火灾)。

应急控制组织(ECO)

负责协调和监督应急响应、建立疏散并在需要时提供紧急服务的个人或有组织的人员小组。

应急计划委员会

负责记录和维护应急计划的人员。在JCU的EPC，是关键事件管理小组(CIMG)。

紧急服务

任何或所有警察、消防和救援、救护车和国家紧急服务机构(视事故情况而定)以及任何可以合理预期在事故中提供协助或被通知事故的组织。

事件

一种有限且通常孤立的事件，可能造成伤害、疾病、财产、名誉或环境损害，或所有这五种情况的某种组合，其后果从微不足道到灾难性不等，但在正常运作过程中并在正常的报告准则、程序和程序内得到处理。

事件控制器

由总协调员提名为事件控制人的人，其专业知识或管理其工作区域内发生的事件的能力。通常情况下，这是第一个在事故现场拥有足够权威和专业知识的人，可以控制可能令人困惑的初始反应，并在事件的总体管理中支持关键事件协调员。

大学网站

包括汤斯维尔、凯恩斯和新加坡校区、麦凯、伊萨山、星期四岛和阿瑟顿研究中心、研究站、船只以及位于澳大利亚的任何批准的工作地点或住宅。

政策

1.承诺

1.1詹姆斯库克大学认识到，可能发生的事件有可能严重影响工作人员和学生、JCU校园和/或工作地点的其他访客或志愿者的安全，和/或大学的业务连续性。大学进一步认识到，需要有效的规划、管理和协调，以确保事件不会因不作为而变得严重。

1.2事件可能由内部或外部问题引发，如公共安全、健康问题、重大欺诈、管理不善或有争议的学术活动。日常或看似无害的活动，在引起政府、监管机构、利益集团、公众或媒体的注意后，可能会发展为Critical Incident。此外，一个简单的紧急情况或小问题也可能因为不敏感或管理不善而变成重大事件。

1.3策划、管理和预演重大事件应变措施，亦是成功处理影响大学的重大事件的关键。

2.目标

2.1本政策和相关程序旨在确保大学:

履行其照顾义务，为教职员、学生、访客及其他在大学工作或访问的人士提供最高标准的健康和安全;
在发生重大事件时能够迅速有效地作出反应;
采用综合方法管理与事件或关键事件相关的风险;而且
符合有关法例及标准，以便:
- 避免或尽量减少因事故或严重事件而使人员面临健康和安全风险;而且
- 身体和心理创伤都减少了。

2.2 JCU将确保流程到位，以确保大学:

定期识别及评估威胁及可能发生的重大事件，以加强大学对此类事件的应变能力;
有适当的计划来管理事故;而且
能够从任何危机中迅速恢复，并尽快恢复正常业务。

角色及职责

3.责任和问责制在事件管理程序中有详细描述，但简要地说:

3.1总协调员。首席协调员负责大学事件管理计划的建立、运行和审查，并全面负责协调大学对严重事件的反应，包括宣布事件何时从遏制和响应阶段转移到恢复和审查阶段(定义如下和事件管理程序)，包括恢复正常运作。

在CIMG主席的协助下，应急中心拥有管理重大事件的全权，直到紧急服务部门正式通知他们已经根据适当的法案(例如，应急中心法案)承担了控制权1986年《公共安全保护法》(昆士兰),2000年《警察权力与责任法案》(QLD)或2003年灾害管理法(昆士兰)。

3.2关键事件管理小组(CIMG)。CIMG是在发生重大事件时成立的协调事件管理的小组。构成详见关键事件程序附录3。

3.3事件控制者。事件控制员可以通过准备实施的业务连续性或事件响应计划预先指定(例如在化学或辐射事件的情况下)，也可以在现场指定为具有专业知识或具有足够权力和能力的人员，以管理工作区域内发生的事件，特别是在令人困惑的初始反应期间。事件控制员支持重大事件协调员对事件进行全面管理，主要职责包括建立和控制，评估情况，识别风险，确定优先事项和沟通。

3.4应急控制小组．紧急控制小组(根据澳大利亚标准3745)对可能影响工作人员和学生安全和健康的紧急情况(如火灾或建筑物疏散)提供即时响应。他们的组成和职责见HSE应急管理程序。

3.5行为风险组。行为风险小组向参谋长报告，他也是大学的风险协调员和首席协调员。该小组的目的是就詹姆斯库克大学学生、工作人员或其他访客或志愿者在其澳大利亚校园和地点(不包括布里斯班)的不适当、令人担忧或具有威胁性的行为，向相关决策者提供早期干预、评估和管理建议。行为风险小组的目标是:

加强大学的能力，以识别和评估大学社区内的高风险情况或个人，并促进及早干预和管理(该等干预旨在减少升级为暴力或伤害自己或他人的可能性);
对学生或工作人员、其他访客或志愿者的行为对自己或他人的健康和安全造成的威胁采取风险管理办法;而且
在适当的情况下，行为风险小组的建议将为学生、教职员或其他访客或志愿者提供支持，并考虑完成学业或继续在大学社区内从事/就业的所有选择。

3.6管理人员和员工。管理人员必须充分了解大学的事件管理政策和程序，在他们的责任或控制范围内。所有员工都有责任遵守与其职位相关的合规义务;以合法、安全的方式履行职责;按照健康、安全和环境要求进行培训;报告并升级遵从性问题、问题或事件。

3.7大学行政人员。大学行政人员负责确保适当的资源、系统和程序到位，以实施在整个组织内制定的业务连续性计划，并确保在其具体的业务职责范围内遵守政策和程序要求。

3.8委员会．JCU理事会负责批准和承诺事件管理，并阐明大学的风险偏好。校董会负责监督大学事件管理的委员会包括审计、风险及合规委员会及健康、安全及环境委员会。

事件管理架构

4.JCU的事件管理分为四个阶段:

4.1规划、预防和准备

大学将透过安全意识、教育及培训，实施策略以避免及减轻事故的影响。大学每年/每半年检讨下列计划、政策及程序:

业务持续发展计划
事件管理政策和程序
应急管理程序

应每年进行一次桌面演习，以练习事故管理程序，每三年进行一次现场模拟演习，以测试准备工作和计划。

根据健康、安全和环境(HSE)要求，大学每年都进行建筑疏散程序和在线消防培训。其他有形财产的准备活动包括每年的背烧和气旋准备清理。

4.2通知和激活

事件和问题的有效管理要求他们及时与适当的管理层沟通。激活和通知矩阵为问题和事件的适当通知和升级提供了指导方针(关键事件程序附录2)。有一个事件通知模板，以确保捕获所有必要的细节(关键事件程序的附录1)，但员工可以通过电话、电子邮件或RiskWare报告事件。

如需要立即对事件作出紧急反应，大学的应急管理程序规定了通知安排。所有需要立即作出紧急反应的事件都直接向首席协调员报告。如不需要立即作出反应，事件和问题将通过正常的管理结构提请管理层注意。所有重大的关键问题或事件都必须向相关的执行人员提出建议。行政人员的相关成员将与大学的首席协调员协商，后者将向副校长提供有关启动关键事件管理小组的建议(关键事件程序附录3)。

4.2.1事件类型或类别

鉴于对事件构成的广泛定义，制定了六个类别，以帮助缩小重点，并允许更专业的通知和响应。这些类别如下:

ITSystem安全事件:	IT中断事件，隐私泄露事件，网络安全事件。超过4小时的干扰事件，影响大学向学生或工作人员(学术和专业)提供长时间服务的能力，可能被认为是严重的。
个人安全事件: (职员、学生或外部访客、承办商或租客)	严重伤害/疾病、攻击、性侵犯、盗窃、自杀、自杀未遂、他杀、失踪学生、流行病、严重的学生或工作人员不当行为或药物或酒精滥用，影响学习成绩或行为。可能影响一些工作人员和/或学生的大规模伤亡或死亡事件可能被认为是严重的。	黑色代码(事件)橙色代码(程序) 蓝色警报(程序)
违反法律规定:	法律或法规，如歧视和骚扰，道德，诚信，WHS，财务。有可能造成重大声誉损害的违约可能被认为是严重的。	布朗的代码
物理/基础设施安全事件:	故意破坏、建筑火灾、爆炸、炸弹威胁、纵火、交通事故、意外财产损失。严重影响大学教学或研究能力的损害可被视为严重损害。	红色代码(事件)或紫色代码(过程)
自然灾害:	洪水、旋风、风暴、大风、森林大火、地震或任何可能造成重大财产损失或威胁人身安全或导致大多数员工无法正常工作的自然灾害。严重影响大学教学或研究能力的损害可被视为严重损害。	红色警报或黄色警报
环境:	化学、生物、放射性、有害物质。有可能造成重大声誉损害和/或员工、访客、志愿者或学生可能受到或受到影响的违规行为可被视为严重违规。	代码的黄色

4.3遏制与应对

大学有各种程序和事件指南来管理事件的立即行动，这些都列在下面的程序中。事件可以在正常的大学业务过程中进行管理，可能有有限的通知要求，并通过正常的报告线、流程和程序进行处理。

事件登记册由办公室主任保存，并秘密报告给VCAC和理事会审计委员会，作为六个月一次的风险和合规报告的一部分。

紧急事件只能由校长或首席协调员宣布。必须维护关键事件记录和日志(模板见关键事件程序附录4)。首席协调员负责任命适当人员记录和保存事件的准确记录以及CIMG作出的决定或采取的行动。

关键事件期间的通信将由媒体和通信主管按照关键事件程序的通信计划进行集中控制和管理。大学在发生危机时唯一的发言人是副校长。沟通策略包括CIMG和更广泛的JCU社区之间的内部沟通，以及与外部机构(包括租户)的外部沟通，包括与媒体的所有直接沟通，新闻稿的开发和网站更新，或向警方或其他紧急服务部门提供JCU的投入，如果他们接管了事件的控制权。

4.4恢复与审查

首席协调员将根据地产主任和(或)在有关情况下具有适当权力的有关紧急事务部门的意见，确定重新进入疏散或损坏的建筑物是否安全，或使用因任何事件而损坏的设备是否安全。首席协调员将就重建和/或其他要求向副校长提供建议，以允许大学恢复运作和决策代表团恢复正常的管理结构。业务连续性计划的要素可在恢复和审查阶段启动。

任何关键事件都必须提交事件报告(模板见关键事件程序附录4)，任何表明或突出规划、程序或沟通策略方面的差距和/或有待改进的事件都应考虑提交事件报告。评估过程将纳入从事故现场人员和其他利益攸关方收集的反馈。这份报告将提交给校长。

事件发生后，一个恢复团队可能会负责处理正在进行的媒体、人力资源、学生、法律和保险问题，包括咨询和其他心理或医疗支持服务。

程序

以下程序/计划支持这一政策:

规划、预防和准备

业务连续性政策和框架
业务持续发展计划
大流行的指导方针
ICT灾难恢复计划

通知及激活程序

激活和通知矩阵
事故通知(模板)
关键事件管理组激活

遏制和应对程序

HSE应急管理程序
重大事件记录和日志
关闭校园程序
沟通计划
心理急救计划
事故行动计划:
- 强热带风暴
- 火
- 疏散
- 锁定或躲在原地
- 医疗紧急情况
- 个人安全
- 网络安全

回收及覆核程序

事件审查程序和报告模板

重大事件管理程序

政府

批准的细节

政策支持	副校长
批准机关	委员会
下次覆核日期	07/09/2022

修订历史

版本号	批准日期	实现日期	细节	作者
丹麦队	07/09/2017	01/03/2018	政策的建立	办公厅主任

关键事故程序

应急管理计划