空间规划及搬迁管理

Move Manager于2016年初首次实现，是建立在JCU工作场所管理系统FM: interactive上的软件模块。该模块遵循JCU空间分配审批流程，记录所有空间分配。

Move Manager是JCU唯一被批准的分配办公空间的程序。重要的是，所有员工和学生的空间分配遵循相同的审批程序，并将空间分配记录在一个地方。

Move Manage仅用于办公空间分配。至于其他空间分配，例如储藏、研究和工作间，鼓励司管理和业务人员直接与空间管理处联系。

移动联络员

每个学部的代表(搬迁联络员)有权代表教职员和HDR学生提出搬迁要求。

他们的职责是进行介绍性培训，以帮助确保空间要求符合JCU的政策，从而符合大学的目标。

有关当前代表的名单，请联系空间管理．

所有申请均须经过两步审批程序:

当前背书人和批准人的名单，请联系空间管理．

建议尽早提出搬迁申请，以便有足够的时间进行审批。

新工作人员可在入职后两周内分配空间。

主要透过墨西哥人的请求在发出之前与已批准的移动请求匹配。在移动请求的同时抛出关键请求是及时的。

每个单位都有责任通过移动管理器为所有员工分配空间。行政团队应该在任何空间移动或新员工开始工作之前主动提出移动请求。

空间分配记录用于校园规划活动。在任何时候都保持正确的信息可以显著节省成本2016年1月至2018年3月期间完成的移动总数(包括记录更新)为2573次。每年大约有1000人迁移到汤斯维尔、Bebegu Yumba和凯恩斯、Nguma-bada校区。

搬迁的“更新记录”理由表明没有遵守空间分配的批准程序。预计，随着团队逐渐习惯通过Move Manager分配空间的过程，提名“更新记录”的需求将减少到零。

移动的原因	描述
HDR学生	HDR学生办公桌分配。所有HDR学生课桌分配必须通过Move Manager进行批准。HDR学生是唯一可能被分配空间的学生类别。其他学生如优等生可以使用公共学习区域。
新的工作人员	新员工(临时工、全职员工等)。所有分配工作站的新员工必须通过移动管理器批准。
操作请求	接近员工单位或设施和/或操作要求。业务要求由该单位提出，以改善各小组内部的空间安排。
记录更新	更新空间分配记录(没有实际移动)。这是最常被选择的移动原因。鼓励单位保持最新的空间分配记录，但选择这一理由是表明已绕过批准程序的空间分配数量。这个原因应该谨慎选择，而不是默认的。
借调	现有工作人员调到另一个职位。借调到其他岗位的员工需要在新地点工作。请注意，员工在不同地点借调时，可能只分配一个工作位，必须搬离原来的办公室。
人员更换	员工变更到现有岗位。这一理由用于现有员工在组织内转换角色和位置。
临时/轻轻倒出	临时搬迁或转移(例如项目/建筑活动)。这个理由用于建筑项目相关的移动，在翻新期间，个人或团队被转移到一个临时地点。
腾出	空出房间(无目的地房间)。当员工离开组织时选择此理由。

临时场地如尚未设立，可在场地管理小组协助下，为访客及非教职员安排场地。这些安排不属于Move Manager系统的范围。

移动管理器用户应参考空间分配与管理策略当提出、赞同或批准请求时。

特别是，该策略就如何将办公室类型(例如封闭或开放式)映射到员工角色提供了指导。

空间分配/移动管理器	要求分配(或腾出)员工到(离开)正确的房间。
键	MEX要求将钥匙分配给工作人员。
包装	MEX要求提供移箱、胶带。
转移	MEX要求承包商协助搬运箱子或家具。
清洁	MEX要求额外或特殊的清洁要求。
文件/记录	向JCU记录组发送电子邮件，询问如何处理在迁移过程中发现的无主文件。
电脑	现在请求ICT协助计算机连接。
电话	服务现在请求ICT协助电话设置。
工作人员联系	发邮件给ICT以更新员工通讯录上的新位置。
门的迹象	MEX订购新的门铭牌。
邮件	通过电子邮件发送到邮件服务以更新位置。